Redesign E-Zivi Tool – Bundesamt für Zivildienst

UX- und UI-Konzeption zur Überarbeitung des digitalen E-Zivi-Tools des Bundesamt für Zivildienst mit Fokus auf Vereinfachung komplexer Verwaltungsprozesse, Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Modernisierung der bestehenden Anwendung.

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responsives Design - Desktop first

Projektüberblick

  • Kunde: Bundesamt für Zivildienst

  • Rolle: UX / UI Designerin

  • Zeitraum: 4 Monate

  • Kontext: Redesign eines bestehenden digitalen Verwaltungs-Tools zur Abwicklung von Zivildienst-Prozessen

das Problem

Das bestehende E-Zivi-Tool war funktional korrekt, jedoch aus Nutzerperspektive komplex, schwer verständlich und wenig effizient.

Herausforderungen:

  • komplexe und mehrstufige Prozesse

  • hohe kognitive Belastung für Nutzer:innen

  • unklare Informationsarchitektur

  • inkonsistente Nutzerführung über verschiedene Schritte hinweg

  • veraltetes Interface ohne klare Priorisierung

Zielsetzung

  • Vereinfachung und Klarstrukturierung der bestehenden Prozesse

  • Verbesserung der Nutzerführung über mehrere Prozessschritte hinweg

  • Entwicklung einer klaren Informationsarchitektur

  • Sicherstellung von Barrierefreiheit und Accessibility-Standards

  • Modernisierung der visuellen Sprache im Rahmen der CI/CD Vorgaben

  • Optimierung der Verständlichkeit für unterschiedliche Nutzergruppen

Mein Beitrag

Ich habe das UX- und UI-Konzept für die Überarbeitung des E-Zivi-Tools entwickelt.

Konkret:

  • Durchführung und Moderation von Workshops mit Stakeholdern

  • Analyse und Strukturierung bestehender Prozesse

  • Entwicklung einer neuen Informationsarchitektur

  • Konzeption und Testing von Prototypen

  • Gestaltung des UI Designs unter Berücksichtigung der Bundesvorgaben

  • Definition von Interaktionskonzepten und Nutzerflows

  • Erstellung eines barrierefreien, umsetzungsfähigen Designs

Vorgehen und zentrale Entscheidungen

Der Fokus lag auf der radikalen Vereinfachung komplexer Verwaltungsprozesse, ohne rechtliche oder strukturelle Anforderungen zu verletzen.

Wichtige Entscheidungen:

  • Prozessvereinfachung vor visueller Optimierung
    → Reduktion kognitiver Last durch klare Schrittlogik

  • Strukturierte Informationsarchitektur
    → Aufteilung komplexer Prozesse in verständliche Einheiten

  • Konsequente Barrierefreiheit
    → Accessibility als integraler Bestandteil des Designs, nicht als Zusatz

  • Einheitliche Bild- und Designsprache des Bundesamtes
    → Integration der bestehenden visuellen Identität der Bundesamt für Zivildienst

  • Klar definierte Interaktionen
    → Reduktion unnötiger Entscheidungen im Prozessfluss

Herausforderungen

  • sehr komplexe, mehrstufige Verwaltungsprozesse

  • hohe regulatorische Anforderungen

  • unterschiedliche Stakeholder mit teilweise divergierenden Anforderungen

  • Balance zwischen Vereinfachung und rechtlicher Korrektheit

  • hohe Anforderungen an Barrierefreiheit

Lösung

Das neue Konzept strukturiert das E-Zivi-Tool in klar geführte, verständliche Prozessschritte.

Zentrale Verbesserungen:

  • vereinfachte und logisch gegliederte Nutzerführung

  • reduzierte kognitive Belastung durch klare Schrittlogik

  • integrierte Suche zur schnelleren Navigation

  • konsistentes, barrierefreies UI Design

  • klare visuelle Hierarchie zur besseren Orientierung

  • vollständige Integration der Designvorgaben der Bundesamt für Zivildienst

Impact

  • deutlich verbesserte Verständlichkeit komplexer Prozesse

  • reduzierte Fehleranfälligkeit im Nutzungskonzept

  • bessere Orientierung innerhalb der Anwendung

  • strukturierte Grundlage für zukünftige Weiterentwicklung

  • erhöhte Zugänglichkeit für unterschiedliche Nutzergruppen

Learnings

  • in Verwaltungsumgebungen ist Prozessklarheit wichtiger als visuelle Innovation

  • gute UX bedeutet oft Reduktion statt Erweiterung

  • Workshops sind entscheidend für Alignment bei komplexen Stakeholder-Strukturen

  • Accessibility muss von Beginn an Teil der Architektur sein

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